Migration von Public Foldern nach SharePoint - Projektphasen

Ein Public Folder Migrationsprojekt beginnt mit einer vollständigen Analyse der bestehenden Öffentlichen Ordner Instanzen, ihrer Inhalte und ihrer Berechtigungsstrukturen. Fragen der Analyse: Welche Public Folder sind ungenutzt, welche Public Folder haben sehr viele, welche sehr große Items, welcher Typ von Content (Posts, Mails, Contacts, Tasks etc.) sind vorhanden? Um wieviel Datenvolumen handelt es sich generell?

Aufbauend auf der Analyse der Öffentlichen Ordner und den Workflows im Unternehmen sollten nun die geeigneten SharePoint Site Collections erstellt werden und die erforderliche Kapazität an Datenbankspeicher kalkuliert werden. Außerdem sollte ein Berechtigungskonzept für die SharePoint Websites erstellt werden - nur im Ausnahmefalle sollten die Berechtigungen der Public Folder 1:1 nach SharePoint übertragen werden. Prinzipiell können Site Strukturen auch aus dem Quest Public Folder Migrator heraus erstellt werden.

Sobald die Zielstrukturen in SharePoint angelegt sind und die Berechtigungsvergabe geregelt ist, kann die Migration der Öffentlichen Ordner beginnen. Dazu werden zwischen Public Folder Quellordnern und SharePoint Sites Synchronisationsverbidnungen (Jobs) eingerichtet und aktiviert. Initial werden dann gemäß den Einstellungen des Jobs SharePoint Strukturen erzeugt und danach der Content, z.B. in Form von Outlook Message Files oder Dokumentanhängen als SharePoint Items angelegt. Die Synchronisation von Public Foldern nach SharePoint ist fortlaufend, d.h. werden in den Public Foldern neue Daten erzeugt, so werden diese durch die Synchronisation sofort auch in der SharePoint Website sichtbar.

Sind die Daten vollständig synchron und die Anwender enstprechend für die Umstellung vorbereitet und informiert, so kann der Switch erfolgen. Die Nutzung der Ressourcen von Öffentlichen Ordnern wird nun zu SharePoint umgeleitet. Dabei greift der Anwender nach wie vor mit Outlook auf den Öffentlichen Ordner im Public Folder Tree zu, wird aber von dort auf die SharePoint Ressource (z.B. eine document library) umgeleitet. In einem zweiten Schritt werden die Public Folder Berechtigungen so geändert, dass nur noch die Ausführung der Umleitung möglich ist. Nach Migration aller Ressourcen können die Public Folder im dritten Schritt gelöscht bzw. versteckt werden. Die Anwender müssen dann jedoch den Zugriff auf SharePoint ausschließlich mit dem Webbrowser durchführen können und über den neuen Ressourcenzugriff informiert sein. 

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Technischer Ablauf der Public Folder Migration mit Quest Public Folder Migrator ...

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Quest Public Folder Migrator for Sharepoint™ ist ein eingetragenes Warenzeichen der Quest Software, Inc.