Mit dem Erscheinen von Exchange 2007 Server wurde klar, dass Microsoft die Öffentliche Ordner Technologie von Exchange nur noch in begrenztem Umgang unterstützen wird. Microsoft spricht in diesem Zusammenhang von  “De-Emphasizing” und empfiehlt den Umstieg auf die Windows SharePoint Services, die erweiterte Möglichkeiten von Groupware, Workflows und Customizing bieten. In Microsoft Exchange 2010 können zwar immer noch Public Folder zur Verfügung gestellt werden, sind aber keine wesentliche Komponente im  Produktdesign, besonders im Hinblick auf Hochverfügbarkeit und Client Access.

Herausforderungen der Public Folder Migration:

•   die Strukturen sind oft “wild gewachsen”, weil Anwender mit Rechten der Stufe 7 (Publishing Editor) beliebig
           viele Subfolder anlegen können und dies auch tun
•   Public Folder werden oft als Teil eines Workflows genutzt und sind für den E-Mail Empfang von intern und
           extern konfiguriert
•   anders als im NTFS-Filesystem ist bei Public Foldern keine durchgängige Vererbung von Zugriffsrechten möglich;
           deshalb entstehen oft unübersichtliche Berechtigungsstrukturen
•   für die 8 Berechtigungsstufen von Public Foldern in Exchange gibt es keine identischen Rollen in SharePoint
•   neben der “serverseitigen” Migration muss auch der Client Zugriff von Outlook auf den Internet Browser möglichst
           transparent für den Anwender umgestellt werden
•   im Vergleich zu den Public Foldern gibt es bei SharePoint eine Reihe von Einschränkungen bei der Verwendung
           der Sonderzeichen \/:*?”<>|#{}%~
•   es haben sich in vielen Unternehmen oft erhebliche Datenmengen an Public Foldern angesammelt (oft mehrere
           100 GB), die kaum noch kontrolliert oder beauskunftet werden können

Public Folder Migrationsprojekte:

Ausgangsbasis für die Public Folder Migration